Det är inget som tvivlar på att Email har revolutionerat hur vi kommunicerar med varandra. Och även om människor i ökad utsträckning föredrar saker som sociala nätverk och snabbmeddelandeprogram för att chatta upp med vänner dessa dagar, är sanningen fortfarande att när det gäller korrekt kommunikation är Email fortfarande det föredragna mediet.
Från universitet till globala företag, och från studenter till verkställande direktörer, används e-post nästan överallt, och av alla. Som sagt har nästan alla oss flera e-postadresser, med en eller flera av de många e-postleverantörerna. Men den verkliga frågan är att vi bekräftar protokollet för korrekt e-postanvändning?
Om du är osäker på svaret, är den här artikeln, som understryker de grundläggande e-etiketterna som alla ska följa, för dig. Så utan vidare, här går de.
Grundläggande E-post Etiquettes
1. Använd en professionell e-postadress
Din e-postadress anses ofta vara en indikation på din personlighet. Av denna anledning är det viktigt att ha en professionell e-postadress, i allmänhet med dina för- och efternamn som utgör "användarnamnet" -delen av den . Detta är ännu viktigare om du tänker använda e-postadressen för professionell kommunikation (t.ex. skicka CV till rekryterare, ge arbetsprover till kunder).
Om ditt användarnamn inte är tillgängligt kan du lägga till ett nummer av ditt val (t.ex. födelsedatum) för att få ett . För att citera några exempel kan [email protected] eller [email protected] anses vara bra val. På andra sidan använd något som [email protected] eller [email protected], och du kan vara ganska säker på att dina e-postmeddelanden inte ens öppnas av mottagarna.
Tips: Använd så mycket som möjligt en separat e-postadress för alla dina professionella behov. Och om du inte har något emot att spruta ut några pengar, är det bäst att gå till värddatabas med din egen domän.
2. Ta alltid med ett ämne och håll det klart och kortfattat
Ämnesraden är en av de viktigaste komponenterna i e-post, eftersom det omedelbart ger mottagaren en uppfattning om den information som ingår i e-postmeddelandet . Det är därför som alla dina e-postmeddelanden ska ha en ämnesrad, även om innehållet inte är så mycket viktigt. Att lämna ämneslinjen blankt uppfattas som vårdslöshet på avsändarens sida.
Ännu viktigare är att ämnesraden ska vara koncis och till den punkten, så mottagaren kan göra innehållet i e-postmeddelandet så snabbt som möjligt. Några exempel är bifogade projektrapport , Prestationsundersökning - tidigt svar efterfrågad , och sådant.
3. Använd standard typsnitt och minimal formatering
Oavsett hur mycket du gillar de snygga teckensnitt du har på din dator, är de absolut absoluta nej när det gäller att komponera e-postmeddelanden. Det beror på att om du använder ett typsnitt utan standard och det inte är installerat på mottagarens dator, kommer e-postens text inte att visas som den är avsedd . Detta är anledningen till att de flesta e-posttjänster endast har några standard-, serif- och sans-serif-teckensnitt (t.ex. Times New Roman, Arial) som är tillgängliga för att komponera e-post. Och du borde hålla fast vid dem.
Håll även formateringen i ditt email så mindre som möjligt. Om du inte behöver betona en viss sektion, rad etc. i e-postens innehåll, avstå från att använda höjdpunkter och färger för texten . Faktum är att e-posttextens färg bara ska vara svart, eftersom den är läslig.
4. Undvik typsnitt, felaktig grammatikanvändning och skiljetecken
Även om inte alla där ute finns en grammatisk nazist, och det är inte kriminellt att ha ett oavsiktligt typsnitt eller två i dina e-postmeddelanden, felaktig användning av språk, meningsstruktur etc. ger vanligtvis mottagaren (n) ett negativt intryck. Så det är oerhört viktigt att du trippel-checkar en e-post ämnesrad, kropp och alla andra textelement för eventuella oavsiktliga grammatik och skiljetecken (och korrigera dem om de hittas) innan du trycker på "Skicka" -knappen.
Dessutom bör du aldrig använda flera skiljetecken (t.ex. !!!) i dina e-postmeddelanden. Detsamma gäller för slangord (t.ex. LMAO), populära sammandragningar (t.ex. Gotcha!) Och uttryckssymboler. Alla dessa saker ser mycket omogna och oprofessionella ut, och är bäst kvar för sociala nätverk och chattar bara.
Tips: Var alltid försiktig med hur du utnyttjar ord, meningar etc. i dina e-postmeddelanden. Ett e-postmeddelande (eller något annat, för den delen) ska aldrig någonsin vara sammansatt i ALL CAPS, eftersom det anses Internet som motsvarar rop.
5. Ange bilagor beskrivande namn
Ofta måste vi skicka / ta emot flera filer som bilagor med våra e-postmeddelanden. Även om detta är ganska nödvändigt, kan inget vara värre än att få ett e-postmeddelande som laddas med många slumpmässiga, namngivna filer (t.ex. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) som inte har någon mening. Så, när du skickar bilagor med ett e-postmeddelande, byt namn på dem med några beskrivande filnamn så att mottagaren omedelbart känner till innehållet, utan att behöva öppna dem. Om du till exempel skickar ditt CV till en potentiell arbetsgivare, ge det ett namn som CurrentResume_JohnDoe . Enkelt och enkelt.
Om du också avser att skicka ett stort antal (t.ex. 20) bilagor med ett e-postmeddelande, är det bättre att kombinera dem i ett Zipped-arkiv först. För tydligare tydlighet kan du separat nämna detaljer som bilaga antal, total arkivstorlek etc. i e-postens kroppstext.
6. Alltid inkludera en signatur
En signatur är nödvändig för att stänga eller avsluta e-posttexten ordentligt . Men viktigare, det ger också en "äkthet" till e-postmeddelandet och dess innehåll . Så alla dina e-postmeddelanden ska ha din signatur som ingår i dem. Skapa och spara bara en signatur i e-postens inställningar, och det läggs automatiskt till i slutet av varje email du skriver.
Att prata om "vad" ska ingå i signaturen, det är något du bör bestämma, eftersom det varierar från en person till en annan. Som sagt kan du som regel ha kontaktinformation (t.ex. officiellt nummer, sekundär e-post) samt länkar till dina sociala profiler . I ett nötskal bör en signatur fungera som ditt digitala kontaktkort. Men överbelasta det inte med för mycket onödig information.
7. Bekräfta mottagandet av e-postmeddelanden
Dagens e-post har avancerat så mycket, att när du klickar på "Skicka" kan du vara 200% säker på att den kommer att nå mottagarens inkorg, en sekund eller två senare. Men som med någon teknik kan e-post (och ibland) också drabbas av nedtider . Så, när du får ett mail (särskilt om det är viktigt), bekräfta sitt kvitto genom att svara på avsändaren med ett litet meddelande.
Även om det inte går att bekräfta varje e-post som du får, borde du försöka göra det. Ännu viktigare bör du Bekräfta e-post som felaktigt skickats till dig, eftersom avsändaren kanske väntar på svar från andra sidan. Detta kommer att göra avsändaren medveten om misstaget, och kommer också att spara e-postens faktiska avsedda mottagare lite problem.
8. Använd lämpliga hälsningar
När vi pratar med människor ansikte mot ansikte, eller till och med på telefon, börjar vi alltid med att hälsa dem. Och samma regel gäller även för e-postmeddelanden, så dina e-postmeddelanden ska alltid ha rätt hälsningar för mottagaren / mottagarna. Beroende på vem du skickar ett mail kan hälsningen vara formell (t.ex. Kära Mr Johnson, Professor Keller) eller informell (Hej Adam, Hej Jenna) . På samma sätt måste slutet (t.ex. hälsningar, vänliga hälsningar) ha samma underliggande ton som början hälsning, liksom det övergripande budskapet.
Det är värt att notera att du bör avstå från att använda extremt informella och vardagliga användargrupper (t.ex. Vad händer?) I e-postmeddelanden . Det är självklart att det anses ganska oprofessionellt.
9. Använd inte Svara Alla varje gång
Det finns tillfällen då du får ett mail som också skickas till flera andra mottagare (t.ex. ett viktigt meddelande i ett företag). Men när du svarar på sådana meddelanden använder du skyndsamt alternativet "Svara alla" . Detta skickar inte bara svaret till den ursprungliga avsändaren, men till alla andra som har fått e-postmeddelandet, om svaret är avsett för dem eller ej . Det här är ett perfekt sätt att blockera mottagarens inkorgar.
Av den anledningen, träna vård när du svarar på e-post med flera mottagare, och använd alternativet "Svara" . Först när du är 100% säker på att ditt svar är avsett för alla i mottagarlistan, ska du använda alternativet "Svara alla".
10. Använd korrekt Cc- och Bcc-fälten
Tillsammans med "Till" -fältet är " Cc " och " Bcc " -fälten något som alla som någonsin har fått ett email vet om. Men även efter det börjar de flesta människor använda dem felaktigt. Här är en nedgång på vad de är och när de ska användas :
- Cc: Stativ för kolkopi. Om det finns några mottagare som du vill skicka ett mail till, men vill inte att de ska veta att det här meddelandet är "bara" menat för dem, ange deras e-postadresser i det här fältet. Varje mottagare kan se andra e-postadresser i Cc-fältet.
- Bcc: Kort för Blind Carbon Copy. Om det finns flera mottagare som du vill skicka ett mail till, men vill att de ska se sig som de enda mottagarna av e-postmeddelandet, ange deras e-postadresser i det här fältet. Varje mottagare i ett Bcc-fält kan bara se sin egen e-postadress och inte de andra. Det här alternativet passar bättre för privatlivet.
11. Svara på e-postmeddelanden i god tid
Med tanke på hur många e-postmeddelanden vi mottar varje dag är det nästan omöjligt att svara på dem alla direkt. Men även om ett e-postmeddelande är lite lågt på din prioritet, bör du försöka svara på det i god tid . Generellt bör detta vara inom 24-48 timmar efter mottagandet av ett mail. Och om du inte kan svara på e-postmeddelanden under en längre tid (t.ex. på grund av en paus), använd auto responder eller semester responder funktion som de flesta av e-posttjänsterna har.
12. Formatera korrekt e-post innan du skickar vidare
Så snart som "Framåt" -knappen träffas på ett e-postmeddelande, är hela meddelandet (inklusive bilder, felinställd text etc. som den kan ha) märkbart inryckt till höger och infogad i ett tomt e-postmeddelande, så att du kan ange Mottagarens e-post-ID och skicka det. Detta förstör inte bara formateringen av det ursprungliga e-postmeddelandet, utan introducerar också mycket vita och extra symboler (>) i den vidarebefordrade e-postbiten, vilket i sin tur gör e-postmeddelandet nästan oläsligt.
För att sortera den ska du formatera det vidarebefordrade e-postmeddelandet, när det är inbäddat i ett tomt e-postmeddelande . Detta inkluderar att ta bort extra white-space, liksom att bli av med extra tecken, tomma linjer och sådant.
Använd Email så som det är meningen att det ska användas
Eftersom det är det primära kommunikationsmedlet i dagens internetanslutna värld är det extremt viktigt att e-post används i enlighet med de korrekta reglerna, som inkluderar allt från hur du hälsar mottagarna till den typsnitt du väljer. Och de etiketter som beskrivs ovan hjälper dig att göra just det, vilket ger en övergripande bättre och produktiv epostupplevelse. Så försök dem och meddela dina favoriter i kommentarerna nedan.
