Google Drive är en av de mest använda cloud storage-tjänsterna, delvis på grund av att den automatiskt integreras med varje Google-konto. Tjänsten erbjuder några riktigt fina funktioner, både för lagring av filer och för att skapa delbara, molnhyrda dokument, kalkylblad, bilder och mycket mer. Medan Google Drive används av många människor kanske inte alla kanske vet alla de fantastiska funktionerna som erbjuds av molntjänsten och de många tillägg som finns tillgängliga för den.
I den här artikeln kommer jag att diskutera de coolaste Google Drive-trickarna, hur man använder dem och hur de kan hjälpa till att öka produktiviteten på tjänsten. Läs vidare för att utforska alla de coola Google Drive-trickarna:
1. Web Clipboard
En av de svala funktionerna som Google Drive erbjuder i sina webbapps Dokument- och arkprogram, är webbklippet. Webutklippet kan lagra de saker som du kopierar till det. Så hur skiljer det från urklippet i våra enheter? Tja, det finns två viktiga skillnader mellan urklippet på en enhet (till exempel en Mac) och webbutklippet som erbjuds i Google Drive:
- Web Clipboard kan hantera flera antal kopierade objekt, medan standardutklippet i en enhet vanligtvis alltid håller det sista kopierade objektet. Det innebär att du kan använda webbklippet för att kopiera ett stort antal objekt och sedan klistra in dem var du än vill (inom Google Drive).
- Webutklippet kan också kopiera och klistra in data mellan olika ark . Så du kan kopiera lite text från ett ark och klistra in den där texten i ett annat ark. Det är helt fantastiskt.
Men det går inte att kopiera text med tangentbords snabbtangenter som "Ctrl + C" . För att kopiera text till webbklippet måste du välja texten, gå till Redigera -> Webklippskort -> Kopiera urval till webbklippskort .
2. Rösttypning
När du skapar en Google Docs-fil kan du använda Googles inbyggda tal till textsystemet för att skriva med din röst. Det fungerar överraskande bra också. Ännu bättre kan taligenkänningsverktyget också förstå kommandon som "newline" och "period", och det svarar på dem genom att skapa en ny linje eller genom att infoga en period i texten.
Tyvärr fungerar den här funktionen inte på Safari (eftersom Safari inte stöder WebRTC), men det fungerar på de flesta större webbläsare, inklusive Google Chrome, Firefox, Edge, etc. För att kunna använda rösttyp måste du bara gå till Verktyg -> Rösttyp i en Google Docs-fil.
3. Lägg till länkar till dokument utan att lämna webben
Att ständigt söka efter saker på webben, kopiera sina länkar och lägga till dem i ett dokument kan snabbt bli irriterande och tråkigt. Google Drive åtgärdar detta också. Du kan helt enkelt välja den text du vill skapa en hyperlänk på och tryck på " Cmd + K " eller " Ctrl + K ". Detta öppnar en liten dialogruta strax nedanför den valda texten, där du kan söka efter nyckelord och välja den lämpliga länken, som sedan automatiskt hyperlänkas i dokumentet.
4. Publicera filer på webben
Google Drive erbjuder också en funktion för att publicera Docs-filer, -blad eller -bilder till webben. Detta kringgår behovet av att dela länkar till doc med människor. Objekt som publiceras på webben med Google Drive kan delas via en länk, eller de kan vara inbäddade i en webbsida. Det bästa med att använda Google Drive: s "publicera på webben" -funktionen är att du kan ställa in den för att uppdateras när du gör ändringar i filen. Det innebär att det publicerade innehållet automatiskt uppdateras när du gör en redigering till den ursprungliga filen.
För att publicera en fil på webben kan du helt enkelt öppna filen i Google Dokument och gå till Arkiv -> Publicera på webben.
5. Visa snabbkommandon i Google Drive
Om du är något som jag föredrar du att använda tangentbordet för att navigera så mycket som möjligt runt dina enheter. Att använda tangentbordsgenvägar är inte bara lättare, men slutar också spara mycket värdefull tid. Om du inte är övertygad, överväg vad som är enklare: kopiera text med "Ctrl + C" eller genom att högerklicka och välja "Kopiera"? Det gäller nästan allt vi gör på våra enheter, och Google Drive är inget undantag.
Om du vill expandera din kunskap om tangentbordsgenvägarna som fungerar i Google Dators webbapp, kan du helt enkelt trycka på "Ctrl + /" och du får visa ett kort med alla olika tangentbordsgenvägar som finns tillgängliga i Google Drive.
6. OCR på bilder och PDF-filer
Google Drive har också en ganska snygg OCR-funktion gömd i webben-appen (och Android-appen, tyvärr inte i IOS-appen). Den här funktionen kan identifiera texten i dina bilder och PDF-filer och skapa en redigerbar, sökbar Google Docs-fil. Är inte det häftigt? Begränsningen av den här metoden är att texten ska skrivas noggrant och bör helst vara korrekt kontrast med resten av bilden eller att OCR kanske inte kan känna igen texten ordentligt.
OCR på Google Drive håller inte heller formatering intakt när den konverterar dokumentet till en Google Docs-fil. Det betyder att en formaterad text kommer att erkännas som vanlig text utan formatering.
För att använda OCR på dina bilder eller PDF-filer, ladda bara upp dem på Google Drive. Högerklicka sedan på dem och välj " Öppna i Google Dokument ", och Google Drive konverterar bilden / PDF till en redigerbar "text-only" -fil.
Jag testade OCR-egenskaperna hos Google Drive genom att skapa ett exempel JPEG som består av text, en tabell, formaterad text och lite text i kalligrafi-teckensnitt.
Det här är inte på något sätt det bästa erkännandet du kan få på en OCR, men det kommer att fungera för dina grundläggande behov. Om du behöver en OCR-programvara som utan problem kan känna igen och extrahera text, data och formatering från dina dokument kan du kolla in vår artikel om bästa OCR-programvaran.
7. Se dina filer sorterade efter storlek
Google Drive sorterar uppladdade filer och mappar med "Senast ändrad först" -regeln. Detta kan vara användbart eftersom det säkerställer att de filer du laddat upp senast är närvarande högst upp, för enkel åtkomst. Men om du inte använder tillgängligt utrymme på ditt Google Drive-konto kanske du vill sortera filerna efter deras storlek för att räkna ut var du kan spara utrymme mest.
Medan det inte finns något direkt sätt att göra detta kan du fortfarande få Google Drive att ordna filer efter storlek genom att följa stegen nedan:
- Håll på musen på Google Drive-startsidan på alternativet " Uppgraderingslagring " längst ner på den vänstra panelen.
- Detta kommer att föra upp ett fönster med fördelningen av din användning, klicka på " Drive " och Google Drive sorterar alla dina filer efter Storlek.
8. Kontrollera din skrivning för plagiat och grammatiska fel
Google Drive har många tillägg tillgängliga som kan öka produktiviteten och effektiviteten hos att använda Google-tjänster som Google Dokument, Ark etc. En sådan tillägg kallas ProWritingAid och det är ett verktyg som kan kontrollera ditt dokument för grammatiska misstag, stavningsblandningar och plagiering, bland många andra funktioner.
Verktyget själv betalas (börjar vid $ 40 i ett år), men det erbjuder en 14 dagars prov, så du kan prova det innan du spenderar pengar på det.
9. Spara automatiskt e-post och bilagor till Google Drive
En annan tillägg för Google Sheets, som heter Spara e-post och bilagor, gör exakt vad namnet antyder. Du kan definiera regler baserade på faktorer som avsändarens e-post-ID, ämne, meddelandestorlek, bilagor etc., och tillägget körs varje timme automatiskt och synkroniserar e-postmeddelanden från ditt Gmail-e-postkonto till ett kalkylblad . Det sparar också en kopia av e-postmeddelandet som ett PDF-dokument i Google Drive, tillsammans med bilagor i e-postmeddelandet.
Tillägget kan också köras manuellt om det behövs, genom att gå till Addons-> Spara e-post och bilagor -> Hantera regler -> Kör manuellt
10. Lägg till flera rader och kolumner i Google Sheets
Google Sheets är ett ganska välrundat verktyg, och det ger nästan alla kalkylbladskapacitet som någon kan behöva. Kombinera det med de många tillägg som finns tillgängliga för Google Sheets och du kommer att se hur otroligt kraftfull det kan bli. Den enda nackdelen med Google Sheets är dock att det inte tillåter användare att lägga till flera rader och kolumner flera gånger i arket. Det tillåter bara att lägga till rader och kolumner en för steg, men det kan bli tråkigt om du behöver lägga till flera rader och / eller kolumner i kalkylbladet. För att fylla den här skarpa luckan i funktionalitet kan du använda ett tillägg som heter "Lägg till rader och kolumner". Med denna tillägg kan du enkelt lägga till flera rader och kolumner i Google Sheets.
Bli en Google Drive Ninja!
Nu när du vet om dessa tricks och funktionalitet som ökar tillägg för olika Drive-tjänster som Docs, Sheets etc. kan du integrera dem i ditt dagliga arbetsflöde för att bli mer produktiva och effektiva när du använder Googles molntjänst. Google Drive har en hel del ytterligare funktioner som kan låsas upp med hjälp av tilläggs- och Chrome-appar som fungerar med den. Det finns ett antal andra tillägg och appar som du bör kolla in från Chrome Web Store, och från Google Dokument, Ark och Slides.
Om du känner till en Google Drive-tillägg, ett knep eller en Chrome-app som du tycker att vi kanske har missat i den här artikeln kan du gärna meddela oss om det. Vi vill också höra om hur du använder Google Drive för att vara mer produktiv, både personligen och på jobbet. Dela dina erfarenheter med Google Drive och tankar om att använda den, i kommentarfältet nedan.
