Outlook, älskar det eller hatar det, är standard e-post och produktivitetsklient i företagsvärlden. En stor del av varje kontoristens tid spenderas framför detta praktiska verktyg. Trots dess popularitet och det stora antalet timmar som spenderas med det, känner få personer till sina avancerade funktioner och till och med färre använder den till sin fulla potential.
Så idag kommer vi att utforska några av de stora Outlook 2016-funktionerna. Låt oss börja:
1. Skicka e-post från Outlook.com Aliases
Ofta behöver vi använda olika e-postadresser för olika ändamål - till exempel kanske du vill ha en personlig [email protected] -adress, en arbetsadress [email protected] och kanske en [email protected] som du vill använda för signering upp till nyhetsbrev och marknadsföring webbplatser. De flesta skapar och hanterar ett annat konto för varje adress.
I stället för att göra det kan du använda Outlook för att skapa och hantera olika aliaser . Med ett alias kan du hantera olika e-postadresser med samma konto och e-postmeddelanden som skickas till någon av dina adresser kommer att komma i samma inkorg. Så här ställer du in dem:
Gå till Outlook Web App och logga in med ditt Office 365-konto. Gå sedan till webbplatsen för Microsoft-kontot och klicka på " Din info " i den övre fältet. Klicka nu på " Hantera hur du loggar in på Microsoft . Du kommer noga att bli uppmanad till ditt lösenord.
Här kan du lägga till och hantera dina alias. För att skapa ett nytt alias, klicka på " Lägg till e-post ".
Ange nu den e-postadress du vill använda som alias . Du kan skapa en ny eller använda en befintlig adress.
Du kommer nu att se aliaset du just lagt till och väljer att göra det till ditt primära alias, eller ta bort det om du inte behöver det längre.
Nu kommer alla e-postmeddelanden som skickas till aliasadressen till din primära inkorg. Om du vill skicka ett mail från den nyupprettade adressen klickar du bara på knappen Från medan du skriver ett meddelande och väljer önskad adress.
2. Schema möten
Outlook gör det enkelt att planera möten med andra. För att göra det kan du bara gå till kalendern, klicka på fliken Hem och välj " Nytt möte ".
Här kan du ange deltagare, dag, tid, påminnelser och andra alternativ för mötet.
Om du vill göra det till ett återkommande möte klickar du på Återkommande- knappen i avsnittet Alternativ längst upp, där du får se olika alternativ för regelbunden schemaläggning.
När mottagaren har accepterat inbjudan får du en bekräftelse på samma sak.
3. Automatiska svar
Om du åker på affärsresa eller semester kan du konfigurera Outlook för att skicka automatiska svar för varje e-postmeddelande du får. För att aktivera den här funktionen, gå till " Fil " och klicka på " Automatiska svar ".
Här kan du ange datumintervall och automatisk svarmeddelande .
Om du vill ha mer finkornig kontroll över reglerna kan du klicka på " Reglerna " knappen längst ned till vänster.
4. Använd Google Drive som Cloud Storage i Outlook
Om du använder Google Drive som din cloud storage-leverantör kan du integrera den i MS Office (inklusive Outlook) för att öppna dokument direkt från Drive och spara till det utan att lämna dina Office-program.
Hämta bara pluginprogrammet för Google Drive, installera pluginet och nästa gång du öppnar Outlook kan du bifoga filer direkt från Drive med hjälp av den dedikerade knappen.
Du kan också spara alla bilagor du får direkt i Drive .
Obs! Google-pluginprogrammet för Office fungerar bara på Windows. Office för Mac stöds inte för närvarande.
5. Hämta leverans och läs kvitton
Om du vill få ett meddelande om när din e-post har levererats och / eller läses kan du begära ett leverans- och läskvitto. För att aktivera detta klickar du på fliken Alternativ när du skriver ett meddelande och markerar följande kryssrutor:
Du kan också aktivera spårning för varje meddelande du skickar. För att göra detta, gå till Arkiv > Alternativ > E-post . Bläddra ner till spårningsavsnittet och kryssa på Leverans kvittot som bekräftar att meddelandet har levererats till mottagarens e-postserver eller läskvitton som bekräftar mottagaren såg meddelandet .
Observera att meddelandemottagaren kanske avvisar för att skicka ett läskvitto. Dessutom kan mottagarens e-postprogram inte stödja läsinkvitton.
6. Lägg till röstknappar till e-postmeddelanden
Om du vill få enighet från ditt lag om ett ämne kan du skapa en omröstning i Outlook. När du skriver ett nytt mail, gå till fliken Alternativ och klicka på " Använd röstknappar ".
Du kan använda mallen Ja / Nej eller skapa din egen genom att klicka på Anpassad, där du också kan välja alternativ som Viktighet, Läs / Leverans kvitton och utgångstid.
7. Fördröjning eller schemaläggning av e-postmeddelanden
Ibland behöver du fördröja att skicka ett meddelande. Det kan till exempel vara nästan stängtid, och du vill att ditt meddelande ska levereras nästa morgon under arbetstiden. För att göra detta kan du schemalägga ditt meddelande. Så här är det:
När du skriver ett mail, gå till fliken Alternativ och klicka på " Försenad leverans ".
I dialogrutan som visas under Leveransalternativ markerar du alternativet " Leverera inte före " och anger datum och tid.
Stäng nu dialogrutan och tryck på Skicka . Din epost kommer att skickas vid den tid du angav.
Obs! Den här funktionen fungerar sömlöst på ett Microsoft Exchange-konto. Om du använder ett POP3- eller IMAP-konto måste Outlook vara öppet tills meddelandet skickas.
8. Hantera annan persons mail och kalender
När du arbetar med ett team är det viktigt att samordna och arbeta tillsammans om några vanliga uppgifter. För detta ändamål kanske du vill behålla en separat mapp för sådana uppgifter och dela den med medlemmarna i ditt team. Tja, här är hur du gör det på Outlook 2016.
Gå till fliken Filer . Klicka på " Kontoinställningar " och välj " Delegera åtkomst" .
I dialogrutan som öppnas klickar du på " Lägg till ", välj den användare du vill ge tillstånd till och klicka på OK .
I dialogrutan som visas kan du välja olika behörigheter som du kan ge till den här användaren.
När du är klar kommer den andra användaren att bli underrättad om de nya behörigheterna som beviljats dem. Dessa är bara grunderna i delningsfunktionen. För en mer omfattande översikt och instruktioner, se den officiella dokumentationen.
9. Använd regler för att hantera e-postmeddelanden
En regel är en åtgärd som körs automatiskt på inkommande eller utgående mails. Du kan till exempel flytta alla mail från din chef till en annan mapp, flytta alla mail från marknadsavdelningen till mappen "Urgent" eller ta bort alla mail med "Köp nu" i ämnet. I stället för att göra dessa uppgifter om och om igen kan du ställa in Regler för att automatisera dem. Du kan välja mellan olika regelmallar eller starta från en tom regel.
10. Snabba upp repetitiva uppgifter med snabba steg
Det finns ofta uppgifter som måste göras flera gånger om dagen. Kanske skickar du regelbundet e-post till din handledare eller gillar att flytta några e-postmeddelanden till en viss mapp. Naturligtvis kan du använda Regler för att automatisera processen, men det gäller reglerna för alla e-postmeddelanden som matchar kriterierna, medan du kanske vill bara tillämpa den på vissa e-postmeddelanden. Således behövs en mer manuell inställning, och det är där Quick Steps kommer in.
Gå till fliken Hem i Outlook. Du kommer att se följande avsnitt för Snabba steg :
Som du kan se finns det några Quick Steps förkonfigurerade för användning. Välj till exempel ett e-postmeddelande i inkorgen och klicka på knappen Till chef i avsnittet Snabba steg. Du kommer att se något så här:
Här kan du konfigurera det snabba steget i fråga - ändra namn, lägg till e-postadresser för vidarebefordran till eller lägg till ännu fler åtgärder till knappen genom att klicka på Alternativ längst ner till vänster.
I skärmdumpen ovan har jag lagt till min administratörs e-postadress, lagt till en åtgärd med knappen Lägg till åtgärd, instruerade Outlook att flytta meddelandet till mappen "Vidarebefordrad till chef", lagt till en genvägsknapp och ändrade textstämpeltexten.
Du kan ändra befintliga snabba steg som vi gjorde i exemplet ovan eller lägga till din egen genom att klicka på Skapa ny knapp i verktygsfältet Snabba steg :
11. Tangentbordsgenvägar och andra diverse tips
Outlook erbjuder en mängd andra mindre men användbara funktioner som teman, sänder postmeddelanden till möten och alla avancerade användares favorit: tangentbordsgenvägar . Till exempel kan du trycka på Ctrl + W för att komponera ett nytt e-postmeddelande, Ctrl + E för att söka och mer. Om du vill lära dig olika snabbkommandon i Outlook, kolla in det officiella Outlook 2016 Tips & Tricks eBook från Microsoft.
Gilla dessa coola Outlook 2016 funktioner och tricks?
Vi hoppas att du lärde dig några avancerade Outlook 2016-funktioner. Så användbart som att använda din e-postklient till sin fulla potential är att det finns andra saker att tänka på när du använder e-post, så se till att du läser vår artikel om grundläggande e-etikett som alla borde följa. I den alltid anslutna digitala världen är integritet viktigare än någonsin, för vilken du bör kolla in vår artikel om hur man krypterar e-post.
Om du har några fler tips och tricks för Outlook att lägga till eller tror att vi saknade en viktig funktion, se till att du meddelar oss i kommentarfältet nedan.
